“¿Tengo que llevar contabilidad como una empresa?” es una de las dudas que más angustia al autónomo que empieza. La respuesta corta tranquiliza: casi ningún autónomo lleva contabilidad mercantil completa; lo que lleva son libros registro, que es mucho más sencillo. Esta guía explica, sin jerga y con la fuente oficial al lado, qué tienes que llevar exactamente según tu régimen, qué libros existen, cuánto hay que guardar la documentación, qué no tienes que hacer (a diferencia de una sociedad) y cómo simplificarlo todo. Sin inventar nada: lo que no está confirmado por la AEAT o el BOE, no lo verás aquí.
¿Tiene que llevar contabilidad un autónomo?
La mayoría de los autónomos no está obligada a llevar contabilidad mercantil completa; basta con llevar libros registro. La contabilidad “de empresa” —libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales conforme al Plan General de Contabilidad— solo se exige a los autónomos en estimación directa normal cuya actividad tenga carácter mercantil. El resto (estimación directa simplificada, actividades profesionales y módulos) cumple con obligaciones registrales más simples.
La diferencia es importante porque marca el trabajo (y el coste): llevar libros registro es ordenar tus ingresos y gastos en unos listados con un formato establecido; llevar contabilidad es un sistema contable completo de partida doble. Saber en qué grupo estás es el primer paso.
Qué tienes que llevar según tu régimen
Esto es lo que exige la normativa del IRPF según cómo tributes (fuente: AEAT, cuadro-resumen de obligaciones contables y registrales; Orden HAC/773/2019):
| Régimen del IRPF | Qué tienes que llevar |
|---|---|
| Estimación directa normal · actividad mercantil | Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad |
| Estimación directa normal · actividad no mercantil | Libros registro: ventas e ingresos · compras y gastos · bienes de inversión |
| Estimación directa simplificada (empresarial) | Libros registro: ventas e ingresos · compras y gastos · bienes de inversión |
| Actividades profesionales (directa normal o simplificada) | Libros registro: ingresos · gastos · bienes de inversión · provisiones de fondos y suplidos |
| Estimación objetiva (módulos) · no agraria | Conservar facturas y justificantes + libro registro de bienes de inversión (si se amortiza) |
| Estimación objetiva · agraria, ganadera y forestal | Libro registro de ventas e ingresos + facturas + bienes de inversión |
¿Quién acaba en estimación directa normal (con contabilidad)? Sobre todo, quien supera el umbral de la modalidad simplificada: la simplificada se aplica cuando el importe neto de la cifra de negocios del conjunto de tus actividades no superó los 600.000 € el año anterior. Por encima de esa cifra (o si renuncias a la simplificada), pasas a estimación directa normal, y si tu actividad es mercantil, a contabilidad completa. Como la mayoría de autónomos está por debajo de 600.000 €, la mayoría lleva libros registro, no contabilidad.
Los libros registro del IRPF, uno a uno
Para quien lleva libros registro (la mayoría), estos son los que regula la Orden HAC/773/2019:
- Libro registro de ventas e ingresos. Todas tus facturas emitidas y demás ingresos de la actividad.
- Libro registro de compras y gastos. Las facturas y justificantes de los gastos afectos a la actividad (los que luego deduces; ver gastos deducibles del autónomo).
- Libro registro de bienes de inversión. El inmovilizado afecto (ordenador, mobiliario, vehículo afecto…) sobre el que practicas amortizaciones.
- Libro registro de provisiones de fondos y suplidos (solo actividades profesionales). Cantidades que recibes del cliente para pagar gastos en su nombre y los suplidos que le repercutes.
(Coloquialmente, al conjunto del libro de ventas e ingresos y el de compras y gastos se le llama el “libro de ingresos y gastos”.)
Dos matices que evitan sustos:
- Las operaciones se anotan antes de que finalice el plazo de la declaración correspondiente (por ejemplo, antes del fin del plazo del trimestre). No vale apuntarlo todo a final de año.
- Aunque lleves voluntariamente contabilidad ajustada al Código de Comercio, no quedas exento de llevar los libros registro.
Los libros de IVA (si estás en régimen general)
Si repercutes IVA, llevas además cuatro libros registro de IVA: facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y —si operas con la UE— determinadas operaciones intracomunitarias (fuente: AEAT, libros registro de IVA):
- Libro registro de facturas expedidas.
- Libro registro de facturas recibidas.
- Libro registro de bienes de inversión (cuando proceda regularizar deducciones).
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias (si las hay).
Buena noticia: el libro de ventas e ingresos (IRPF) y el de facturas expedidas (IVA) pueden ser compatibles y llevarse de forma unificada si incluyen toda la información que exige cada normativa. En la práctica, un programa de facturación genera ambos a la vez. Quien presenta el IVA mensualmente (grandes empresas y REDEME) lleva estos libros directamente en la Sede de la AEAT mediante el SII (Suministro Inmediato de Información); no es el caso de la mayoría de autónomos, que presentan el modelo 303 trimestralmente.
Cómo se anota en los libros (y en qué formato)
Cada operación se anota factura a factura y por orden de fecha. De cada factura emitida (libro de ventas e ingresos / facturas expedidas) se registran el número y serie, la fecha de expedición (y la de la operación, si es distinta), el nombre y NIF del cliente, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota (fuente: AEAT). En el libro de compras y gastos se anota lo mismo de cada factura recibida; en el de bienes de inversión, el inmovilizado afecto y su amortización.
¿En papel o en digital? La normativa no impone un programa concreto: puedes llevar los libros en papel o en formato electrónico —una hoja de cálculo incluida—, siempre que recojan el contenido y el orden exigidos. Pero con la factura electrónica y Verifactu en camino, lo práctico es un software de facturación que genere los libros solo (lo vemos al final).
La facturación es la base de tu contabilidad
Tus libros se construyen a partir de tus facturas. Como autónomo debes emitir factura de tus operaciones, con sus datos obligatorios y numeración correlativa, y conservar las que recibes. Aquí entra Verifactu: el sistema de facturación verificada que obligará a usar software que cumpla ciertos requisitos. No es obligatorio para autónomos todavía, pero conviene prepararse; lo explicamos en Verifactu: cuándo es obligatorio y cómo prepararte. Llevar la facturación ordenada en un sistema adaptado hace que los libros (y el modelo 130 y el 303) salgan prácticamente solos.
Cuánto tiempo tienes que guardar la documentación
Hay dos plazos que no coinciden, y conviene quedarse con el mayor:
| Plazo | Cuánto | Por qué |
|---|---|---|
| Prescripción fiscal | 4 años | Es el tiempo que tiene Hacienda para revisar y liquidar (artículo 66 de la Ley General Tributaria). Cuenta desde el fin del plazo de presentación de cada declaración. |
| Conservación mercantil | 6 años | El Código de Comercio (artículo 30) obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante 6 años desde el último asiento. |
La propia AEAT advierte de que ambos plazos no coinciden: puede estar prescrito el derecho a revisar un impuesto y, aun así, seguir vigente el deber de conservar los libros. Además, el cese de la actividad no exime de conservar la documentación, y ciertos conceptos (bienes de inversión que se amortizan durante años, bases o cuotas negativas pendientes de compensar) pueden obligarte a guardar más tiempo. Regla práctica: conserva todo al menos 6 años, y más si hay inversiones o saldos pendientes.
Lo que NO tienes que hacer (a diferencia de una sociedad)
Aquí se confunde mucha gente. Como empresario individual, el autónomo tiene obligaciones más ligeras que una sociedad:
- No estás obligado a inscribirte en el Registro Mercantil. La inscripción del empresario individual es voluntaria (artículo 19 del Código de Comercio), salvo excepciones (p. ej. el naviero o si te acoges a la figura de emprendedor de responsabilidad limitada).
- No depositas cuentas anuales en el Registro Mercantil.
- No legalizas libros en el Registro Mercantil.
Todo eso —cuentas anuales, depósito, legalización de libros, contabilidad según el Plan General de Contabilidad— es propio de las sociedades (SL, SA). Si te planteas dar el salto a sociedad, las obligaciones contables suben bastante; lo vemos en la asesoría para empresas y pymes.
¿Qué pasa si no los llevas o los llevas mal?
No llevar los libros obligatorios, llevarlos con retraso o con inexactitudes, o llevar contabilidades distintas, es una infracción tributaria (artículo 200 de la Ley General Tributaria). Las sanciones dependen del tipo de incumplimiento: hay multas fijas y multas proporcionales a la cifra de negocios del ejercicio (las cuantías exactas varían según el caso; conviene confirmarlas en la propia LGT o con tu asesoría).
Pero el riesgo de verdad no suele ser la multa formal por los libros, sino sus consecuencias: si unos libros mal llevados te hacen declarar de menos, la sanción se calcula sobre la cuota dejada de ingresar (artículos 191 y siguientes de la LGT) —y no se acumula con la del artículo 200 por las mismas operaciones—. Dicho claro: un libro descuadrado acaba costando mucho más que el trabajo de llevarlo bien.
Cómo simplificar la contabilidad del autónomo
La contabilidad del autónomo no es difícil, pero sí constante: cada factura cuenta y cada trimestre hay que cuadrar. Dos cosas la convierten en algo casi automático:
- Un ERP de facturación que lleve los libros por ti. Si emites y registras las facturas en una herramienta como Holded, los libros registro se generan solos, cuadran con el IVA y el IRPF, y no pierdes ni un gasto deducible. Es, además, la forma de estar listo para Verifactu sin migrar todo a última hora. Lo contamos en gestoría online con Holded.
- Una gestoría que trabaje sobre tus mismos datos en tiempo real. Tú facturas; nosotros revisamos, clasificamos, llevamos los libros y presentamos los modelos en plazo, avisándote del importe antes de cada vencimiento. Para entender el mapa completo de obligaciones, repasa qué impuestos paga un autónomo.
Errores comunes
- Creer que hay que llevar “contabilidad de empresa”. La mayoría de autónomos lleva libros registro, no contabilidad mercantil.
- Apuntar los gastos a final de año. Las operaciones se registran antes de que acabe el plazo de cada declaración; deja el registro al día.
- Guardar solo 4 años. El Código de Comercio pide 6 años; conserva por el plazo mayor.
- Mezclar lo personal y lo profesional. Una cuenta y unas tarjetas para la actividad evitan líos en los libros y en una comprobación.
- No registrar un gasto por no tener factura completa. Sin factura correcta no es deducible; pídela siempre (ver gastos deducibles).
- Pensar que en módulos no hay nada que guardar. Hay que conservar facturas y justificantes y, si se amortiza, el libro de bienes de inversión.
Resumen
- La mayoría de autónomos lleva libros registro, no contabilidad mercantil. Solo la estimación directa normal con actividad mercantil lleva contabilidad según el Código de Comercio y el PGC.
- Libros registro del IRPF: ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión (profesionales: + provisiones de fondos y suplidos), regulados por la Orden HAC/773/2019.
- En IVA (régimen general): libros de facturas expedidas, recibidas, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias; compatibles con los del IRPF.
- Módulos: conservar facturas y justificantes + libro de bienes de inversión si se amortiza.
- Conservación: entre 4 años (prescripción, art. 66 LGT) y 6 años (art. 30 Código de Comercio); conserva por el mayor.
- No depositas cuentas ni legalizas libros ni te inscribes (en general) en el Registro Mercantil: eso es de las sociedades.
- Un ERP (Holded) + una gestoría convierten la contabilidad en algo casi automático.
Guía elaborada por el equipo de Gestoría Online 247 SL (gestores administrativos colegiados). Última revisión: mayo de 2026; actualizamos este contenido cuando cambia la normativa.
Fuentes oficiales
- AEAT — Obligaciones formales, contables y registrales (IRPF)
- BOE — Ley 58/2003 General Tributaria, art. 200 (infracción por incumplir obligaciones contables y registrales)
- AEAT — Cuadro-resumen de obligaciones contables y registrales (IRPF)
- AEAT — Actividades profesionales en estimación directa (obligaciones contables)
- AEAT — Estimación directa simplificada (límite 600.000 €)
- AEAT — Libros registro de IVA
- BOE — Orden HAC/773/2019, libros registro en el IRPF
- BOE — Código de Comercio (art. 19 inscripción potestativa; art. 30 conservación 6 años)
- BOE — Ley 58/2003 General Tributaria, art. 66 (prescripción 4 años)
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo está obligado a llevar contabilidad?
Depende del régimen, pero la mayoría de autónomos NO lleva contabilidad mercantil como una empresa: lleva libros registro, que es más sencillo. Solo los autónomos en estimación directa normal con una actividad mercantil están obligados a llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad. Los autónomos en estimación directa simplificada y los profesionales llevan libros registro (ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión); en módulos basta, por lo general, con conservar las facturas y un libro de bienes de inversión si se amortiza.
¿Qué diferencia hay entre llevar contabilidad y llevar libros registro?
La contabilidad mercantil (libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales según el Plan General de Contabilidad) es el sistema completo que llevan las sociedades y los autónomos en estimación directa normal con actividad mercantil. Los libros registro son listados fiscales más simples (ingresos, gastos, bienes de inversión) que llevan la mayoría de autónomos para calcular su IRPF e IVA. Llevar libros registro es bastante más sencillo que llevar contabilidad completa.
¿Qué libros tiene que llevar un autónomo?
Un autónomo en estimación directa simplificada o con actividad profesional lleva, a efectos de IRPF, el libro registro de ventas e ingresos, el de compras y gastos y el de bienes de inversión; los profesionales añaden el de provisiones de fondos y suplidos (Orden HAC/773/2019). Si está sujeto a IVA en régimen general, lleva además los libros registro de IVA: facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y, en su caso, determinadas operaciones intracomunitarias.
¿Un autónomo tiene que depositar cuentas anuales o legalizar libros?
No, con carácter general. La inscripción del empresario individual en el Registro Mercantil es voluntaria (artículo 19 del Código de Comercio), así que el autónomo no deposita cuentas anuales ni legaliza libros en el Registro Mercantil. Esas obligaciones son de las sociedades (SL, SA). El autónomo sí debe llevar y conservar sus libros registro y su documentación a efectos fiscales.
¿Un autónomo en módulos lleva contabilidad?
No lleva contabilidad ni los libros registro de ingresos y gastos típicos de estimación directa, porque en estimación objetiva (módulos) el rendimiento se calcula por parámetros fijos, no por ingresos menos gastos reales. Debe conservar las facturas emitidas y recibidas y los justificantes de los módulos, y llevar el libro registro de bienes de inversión si deduce amortizaciones. Las actividades agrarias, ganaderas y forestales en módulos sí llevan libro registro de ventas e ingresos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y los libros?
Conviene guardar la documentación al menos durante los plazos legales, que no coinciden: a efectos fiscales, Hacienda puede revisar mientras no prescriba el impuesto, y la prescripción general es de 4 años (artículo 66 de la Ley General Tributaria); a efectos mercantiles, el Código de Comercio (artículo 30) obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes durante 6 años desde el último asiento. En la práctica se conserva por el plazo mayor, y el cese de la actividad no exime de conservar la documentación. Algunos conceptos (bienes de inversión, bases negativas pendientes) pueden obligar a guardar más tiempo.
¿Los libros de IRPF y los de IVA son los mismos?
Son libros distintos por normativa, pero pueden ser compatibles: el libro registro de ventas e ingresos del IRPF y el libro registro de facturas expedidas del IVA pueden llevarse de forma unificada si incluyen toda la información que exige cada uno. En la práctica, un buen programa de facturación genera ambos a la vez a partir de tus facturas, sin duplicar trabajo.
¿Necesito un programa de contabilidad siendo autónomo?
No es obligatorio por ley llevar un software concreto, pero es muy recomendable: un ERP de facturación genera tus libros registro automáticamente, los mantiene cuadrados con el IVA (modelo 303) y el IRPF (modelo 130) y reduce errores. Además, el sistema Verifactu obligará a usar software de facturación que cumpla unos requisitos, así que conviene trabajar ya con una herramienta adaptada. En Gestoría 24/7 incluimos Holded en los planes de autónomos.
¿Tengo que inscribirme en el Registro Mercantil como autónomo?
Con carácter general, no: la inscripción del empresario individual en el Registro Mercantil es potestativa (artículo 19 del Código de Comercio). Hay excepciones (por ejemplo, el naviero, o si te acoges a la figura de emprendedor de responsabilidad limitada). La mayoría de autónomos no se inscribe ni, por tanto, deposita cuentas en el Registro Mercantil.
¿Quién lleva la contabilidad del autónomo, yo o la gestoría?
Lo habitual es trabajar en equipo: tú emites y recibes las facturas (idealmente en un ERP como Holded) y la gestoría revisa, clasifica, lleva los libros registro y presenta los modelos en plazo. No es obligatorio tener gestoría —puedes llevarlo tú—, pero delegar reduce el riesgo de errores y sanciones y te libera tiempo. Lo importante es que ambos trabajéis sobre los mismos datos en tiempo real.
¿Qué pasa si un autónomo no lleva los libros o los lleva mal?
No llevar los libros y registros obligatorios, llevarlos con retraso o con inexactitudes, o llevar contabilidades distintas, es una infracción tributaria (artículo 200 de la Ley General Tributaria), con sanciones que varían según el tipo de incumplimiento (hay multas fijas y multas proporcionales a la cifra de negocios). Pero el mayor riesgo no suele ser la multa formal: si los libros mal llevados te hacen declarar de menos, la sanción se calcula sobre la cuota dejada de ingresar (artículos 191 y siguientes de la LGT) y no se acumula con la del artículo 200 por las mismas operaciones.
¿Puedo llevar la contabilidad de autónomo en Excel?
Sí. La normativa no obliga a usar un programa concreto: los libros registro pueden llevarse en papel o en formato digital (una hoja de cálculo incluida), siempre que recojan el contenido y el orden que exige la normativa. Ahora bien, con la factura electrónica y el sistema Verifactu en el horizonte conviene trabajar ya con un software de facturación adaptado, que además genera los libros automáticamente.
¿Cómo se rellena el libro de ingresos y gastos?
Cada operación se anota factura a factura y por orden de fecha. De cada factura emitida se registran el número y serie, la fecha de expedición (y la de la operación si difiere), el nombre y NIF del cliente, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota (y la retención de IRPF si la hay). En el libro de compras y gastos se anota lo mismo de las facturas recibidas, y en el de bienes de inversión, el inmovilizado afecto y su amortización. Hay que anotar las operaciones antes de que acabe el plazo de cada declaración.
¿Hay que presentar o enviar los libros registro a Hacienda?
Con carácter general, no: los libros registro se llevan y se conservan, pero no se presentan periódicamente ante Hacienda (ni se legalizan en el Registro Mercantil, eso es de las sociedades). La excepción son quienes están en el SII —grandes empresas y REDEME—, que llevan los libros de IVA en tiempo real a través de la Sede de la AEAT. Hacienda puede pedírtelos en una comprobación, así que hay que tenerlos al día y conservarlos.
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