Modelo 111 y modelo 190: qué son, quién los presenta y plazos para empresas con trabajadores

Contratas a tu primer trabajador y, además de la nómina y los seguros sociales, aparecen dos números de Hacienda que nadie te había explicado: el modelo 111 cada trimestre y el modelo 190 cada enero. Esta guía los explica desde el lado de quien los presenta, la empresa o el autónomo con trabajadores: qué son, quién está obligado, plazos de 2026 y 2027, cómo se rellenan, qué claves del 190 vas a usar, cómo cuadrar uno con otro y qué cuesta equivocarse. Cada dato lleva su artículo del BOE o la página oficial de la Agencia Tributaria.

¿Qué es el modelo 111?

El modelo 111 es la autoliquidación de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta. Lo aprobó la Orden EHA/586/2011, de 9 de marzo. Cuando pagas una nómina, retienes al trabajador una parte de su sueldo en concepto de IRPF; ese dinero no es tuyo, y el 111 es el formulario con el que se lo entregas a Hacienda.

Para el trabajador, esa retención es un pago a cuenta de su declaración de la renta. Para ti, el 111 no es un gasto adicional: es dinero que ya has descontado de la nómina y que ingresas en su nombre. Por eso no ingresarlo es especialmente grave (lo vemos en el apartado de sanciones).

Tres confusiones frecuentes:

• No es el modelo 115. Si pagas el alquiler de un local con retención, esa retención va al 115 y a su resumen anual, el 180, no al 111 ni al 190.
• No es el modelo 130. El 130 es el pago fraccionado del IRPF del propio autónomo; el 111 declara lo que retienes a otros. Si eres autónomo con trabajadores, presentas los dos (el funcionamiento del 130 lo tienes en la guía del modelo 130).
• No incluye la Seguridad Social. Las cuotas de tus trabajadores se liquidan cada mes a la Tesorería por el Sistema RED; están explicadas en qué son los seguros sociales y cuándo se pagan.

¿Quién tiene que presentar el modelo 111?

Presenta el modelo 111 toda persona o entidad obligada a retener que, en el trimestre o mes, haya pagado rentas sujetas a retención. No depende de ser sociedad o autónomo, ni de tener empleados: depende de haber pagado algo sujeto a retención. En una empresa pequeña, los casos habituales son tres:

• Pagas nóminas. La empresa o el autónomo con trabajadores retiene IRPF en cada nómina y presenta el 111 mientras tenga plantilla. Si todavía no has contratado, el recorrido completo está en cómo contratar a tu primer trabajador.
• Retribuyes a los administradores. Lo que la sociedad paga a sus administradores por serlo es rendimiento del trabajo con retención, y va al 111.
• Pagas facturas de profesionales con retención. Si un asesor, un abogado, un diseñador o un programador autónomo te factura con retención de IRPF, tú eres el retenedor y presentas el 111, aunque no tengas ningún empleado.

¿Qué retenciones acaban en el modelo 111?

El porcentaje no lo decide la empresa: lo fija el Reglamento del IRPF según el tipo de renta. Estos son los que más aparecen en el 111 de una empresa pequeña:

Para calcular bien la retención de una nómina, el trabajador tiene que comunicarte su situación personal y familiar, y tú debes conservar esa comunicación firmada (art. 88.1 RIRPF). El formulario habitual es el modelo 145, que no se presenta en Hacienda: se lo queda la empresa. Si quieres ver cuánto cobrará neto un trabajador con esas retenciones, tienes la calculadora de sueldo neto; para la retención de una factura de profesional, la calculadora de retención de IRPF en factura.

¿Cuándo se presenta el modelo 111? Plazos trimestral y mensual

El modelo 111 se presenta en los 20 primeros días naturales de abril, julio, octubre y enero por el trimestre anterior, y se paga en ese mismo plazo (art. 108.1 del Reglamento del IRPF). El cuarto trimestre también vence el día 20 de enero, no el 30 como el IVA o el modelo 130: es uno de los despistes más habituales.

Los plazos que tienes por delante: el 3T de 2026, del 1 al 20 de octubre de 2026 (domiciliación hasta el 15 de octubre), según el calendario del contribuyente 2026 de la AEAT; el 4T de 2026, del 1 al 20 de enero de 2027. Si el último día del plazo cae en sábado o en día inhábil, se traslada al primer día hábil siguiente. El resto de vencimientos del año los tienes en el calendario fiscal del autónomo 2026 y en la herramienta de calendario fiscal.

¿Quién presenta el modelo 111 cada mes?

Presentan el 111 mensual, en los 20 primeros días naturales del mes siguiente, las grandes empresas y las Administraciones públicas con presupuesto superior a 6 millones de euros. El Reglamento del IRPF (art. 108.1) remite a los supuestos del art. 71.3 del Reglamento del IVA: quienes superaron 6.010.121,04 € de volumen de operaciones el año natural anterior y quienes, habiendo adquirido total o parcialmente un patrimonio empresarial, superan esa cifra sumando su volumen y el del transmitente. Estos obligados presentan además obligatoriamente por internet con certificado electrónico. La mensualidad de septiembre de 2026, por ejemplo, vence el 20 de octubre, igual que el trimestral (calendario del contribuyente 2026).

¿Hay que presentar el modelo 111 a cero o sin actividad?

Depende de si has pagado o no rentas sujetas a retención en el periodo. El art. 108.1 del Reglamento del IRPF y las instrucciones del modelo lo separan en dos situaciones:

El caso de la segunda fila es frecuente con sueldos bajos o contratos a tiempo parcial: el trabajador no tiene retención, pero tú sí tienes que presentar el 111 negativo cada trimestre. Y si en un periodo no pagas ninguna renta sujeta a retención, las instrucciones del modelo indican que, en lugar del 111, hay que comunicar la baja en la obligación de retener con una declaración censal de modificación (modelo 036) en el plazo de un mes desde el final de ese periodo, y volver a darla de alta cuando vuelvas a pagar rentas sujetas.

¿Cómo se rellena el modelo 111?

El modelo 111 no pide nombres: declara totales por tipo de renta. En cada bloque se consignan tres datos: número de perceptores, importe de las percepciones y retenciones practicadas. Según las instrucciones de la AEAT, la liquidación se organiza así:

Lo delicado no es sumar, sino meter cada pago en su bloque: la nómina de un trabajador y lo que cobra un administrador van en trabajo; la factura de un profesional, en actividades económicas. El total del trimestre puede salir bien con un pago mal clasificado, pero el 190 de enero no cuadrará.

Ejemplo (importes ilustrativos). Una SL con dos trabajadores y un asesor externo en el primer trimestre:

La retención de las nóminas no se recalcula en el 111: se toma de lo que efectivamente se descontó en cada recibo de salarios del trimestre.

¿Qué es el modelo 190 y cuándo se presenta?

El modelo 190 es la declaración informativa anual que resume, perceptor a perceptor, las retenciones declaradas en los modelos 111 del año. Lo aprobó la Orden EHA/3127/2009, de 10 de noviembre. No se paga nada con él: el dinero ya se ingresó en cada 111. Lo que aporta es el detalle con nombre y NIF de cada trabajador, administrador o profesional, lo que se le pagó, lo que se le retuvo y la clave del tipo de renta. Con esos datos Hacienda confecciona los datos fiscales de cada perceptor para su declaración de la renta.

El 190 incluye más de lo que pasa por el 111. Según el art. 108.2 del Reglamento del IRPF, la relación de perceptores recoge también las rentas no sometidas a retención por razón de su cuantía, las dietas exceptuadas de gravamen y las rentas exentas. Las instrucciones de la AEAT lo repiten: se incluyen aunque no se haya retenido nada o el tipo aplicado haya sido cero. El trabajador con retención 0 del apartado anterior aparece, por tanto, en el 190.

Plazo del modelo 190

El modelo 190 se presenta del 1 al 31 de enero del año siguiente al que se refiere, y solo por internet (art. 5 de la Orden EHA/3127/2009 e instrucciones del modelo 190 de la AEAT). Si el último día es inhábil, el plazo se traslada: el del ejercicio 2025 terminó el 2 de febrero de 2026, porque el 31 de enero era sábado. El del ejercicio 2026 se presenta en enero de 2027; el 31 de enero de 2027 cae en domingo, así que la fecha exacta de cierre la confirmará el calendario del contribuyente 2027 de la AEAT cuando se publique. Si por problemas técnicos no se puede presentar en plazo, la AEAT admite la presentación en los cuatro días naturales siguientes.

Relacionado con el 190: la empresa tiene que dar a cada trabajador el certificado de retenciones del año, con los mismos datos, antes de que se abra el plazo de la declaración de la renta (art. 108.3 del Reglamento del IRPF).

¿Qué claves del modelo 190 se usan más?

Cada perceptor se clasifica con una clave (una letra) según el tipo de renta y, en algunas claves, con una subclave de dos dígitos. En una empresa pequeña con plantilla, estas son las que aparecen casi siempre, según los diseños de registro del modelo 190 de la AEAT:

Las claves B y C corresponden a pensiones y a prestaciones por desempleo, rentas que una empresa pequeña normalmente no paga. El error típico es declarar a un profesional con la clave A o a un administrador como trabajador por cuenta ajena: el total cuadra, pero la renta le llega mal clasificada al borrador de la renta de esa persona.

¿Qué diferencia hay entre el modelo 111 y el 190?

El 111 sirve para pagar las retenciones durante el año; el 190 sirve para contar a Hacienda a quién se las retuviste. La comparación completa:

El 190 solo resume el 111. Las retenciones de alquileres (115) se resumen en el 180, y las de capital mobiliario (123), en el 193; el 190 no las recoge, y las instrucciones de la AEAT excluyen expresamente los arrendamientos de inmuebles urbanos, que van al 180.

¿Cómo cuadrar el modelo 111 con el 190?

Las retenciones del 190 tienen que coincidir con la suma de las retenciones de los cuatro modelos 111 del mismo año (o de los doce, si son mensuales). En el ejemplo de antes, si los cuatro trimestres dieron 1.116, 1.098, 1.180 y 1.240 €, el total de retenciones del 190 tiene que ser 4.634 €. Antes de presentarlo, repasa por este orden:

1. Suma los 111 incluidas las complementarias. Una complementaria del primer trimestre que no se trasladó al resumen es la causa de descuadre más fácil de encontrar.
2. Comprueba que están todos los perceptores. Un trabajador que estuvo dos meses o un profesional al que pagaste una sola factura se olvidan con facilidad.
3. Revisa los bloques. Cada profesional con clave G tiene que venir del bloque de actividades económicas del 111; cada trabajador y administrador, del bloque de trabajo.
4. Mira la retribución en especie. Coche de empresa, seguro médico u otras rentas en especie se declaran diferenciadas de las dinerarias, con su valoración e ingreso a cuenta.
5. Al comparar percepciones, separa lo que no pasa por retención. El 190 incluye dietas exceptuadas de gravamen y rentas exentas (clave L); revisa esas partidas antes de dar por buena o por mala una diferencia en las percepciones.

¿Cómo se corrige un 111 o un 190 mal presentado?

Un 111 en el que ingresaste de menos se corrige con una autoliquidación complementaria; uno en el que ingresaste de más, con la rectificación de la autoliquidación. Las instrucciones del modelo 111 lo detallan: en la complementaria se marca la casilla correspondiente, se indica el número de justificante de 13 dígitos de la declaración anterior, se consigna en la casilla 29 el resultado de la autoliquidación anterior y el resultado de la casilla 30 tiene que ser siempre una cantidad positiva. Para recuperar un exceso, la vía es instar la rectificación de la autoliquidación (art. 120.3 de la Ley General Tributaria).

En el 190 hay dos opciones, según el art. 11 de la Orden EHA/3127/2009:

• Complementaria: para incluir percepciones que faltaban o modificar o anular datos concretos de algunas ya declaradas; el resto de la declaración anterior sigue valiendo.
• Sustitutiva: reemplaza íntegramente la anterior. Es obligatoria cuando quieres anular completamente alguna percepción ya declarada.

¿Qué pasa si no presentas el modelo 111 o el 190 en plazo?

Presentar tarde por tu cuenta sale mucho más barato que esperar a que Hacienda lo detecte. La Ley General Tributaria (Ley 58/2003) lo gradúa así:

La regla práctica: si se te pasó un plazo, presenta cuanto antes y sin esperar a la carta de Hacienda. Y nunca uses las retenciones como colchón de tesorería: es dinero de tus trabajadores y profesionales, y la ley lo trata como tal.

Los errores que más se repiten con el 111 y el 190

• Presentar el 4T del 111 el 30 de enero porque «es cuando va el IVA». El 111 vence el 20.
• No presentar el 111 negativo cuando hay trabajadores sin retención.
• Olvidar la factura del profesional puntual (un abogado para un asunto concreto, una consultoría) en el 111 del trimestre.
• Meter al administrador con la clave A o al profesional como trabajador: el 190 cuadra en totales pero llega mal al borrador de la renta de esa persona.
• Llevar la retención del alquiler del local al 111. Va al 115 y al 180.
• Confundir la cuota obrera de la Seguridad Social con la retención de IRPF al cerrar la nómina: solo la retención va al 111.

Si también vas a revisar el coste completo de cada contratación (salario, cuotas y retenciones), lo tienes desglosado en cuánto cuesta un trabajador a la empresa en 2026.

Cómo lo hacemos por ti

Cuando llevamos tu laboral, las retenciones salen de las propias nóminas que calculamos con tu convenio: cada trimestre preparamos el 111 con cada pago en su bloque, lo presentamos en plazo y te avisamos del importe y del cargo; en enero montamos el 190 con cada perceptor en su clave y subclave, lo cuadramos con los 111 del año antes de presentarlo. En nuestra cuota laboral se incluye la presentación de los modelos 111 y 190. La gestoría laboral online para empresas y autónomos con trabajadores cuesta 49 €/mes + IVA con dos trabajadores incluidos, +15 €/mes + IVA por cada trabajador adicional (+20 €/mes + IVA en construcción). Si además eres autónomo y quieres que llevemos tu fiscal, el plan autónomo + laboral es desde 149 €/mes + IVA con Holded Básico incluido.

¿Tienes dudas con un 111 concreto o con el 190 de enero? Escríbenos por WhatsApp o mira qué incluye el servicio laboral.

Fuentes oficiales

• Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF (BOE-A-2007-6820) — art. 80.1 (retenciones del trabajo: administradores 35 % o 19 %, cursos y conferencias 15 %), art. 86 (procedimiento general y mínimo del 2 % en contratos de duración inferior al año), art. 88.1 (comunicación de datos del trabajador al pagador), art. 95.1 (profesionales 15 % y 7 % de inicio de actividad) y art. 108 (plazos trimestral y mensual del 111, declaración negativa, resumen anual y certificado de retenciones).
• Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA (BOE-A-1992-28925) — art. 71.3 (volumen de operaciones superior a 6.010.121,04 €, al que remite el art. 108.1 RIRPF para el 111 mensual).
• Orden EHA/586/2011, de 9 de marzo, por la que se aprueba el modelo 111 (BOE-A-2011-4948).
• Orden EHA/3127/2009, de 10 de noviembre, por la que se aprueba el modelo 190 (BOE-A-2009-18567) — art. 2 (obligados), art. 5 (plazo del 1 al 31 de enero) y art. 11 (declaraciones complementarias y sustitutivas).
• Ley 58/2003, General Tributaria (BOE-A-2003-23186) — art. 27 (recargos por presentación extemporánea), art. 120.3 (rectificación de autoliquidaciones), art. 191 (dejar de ingresar retenciones) y art. 198 (no presentar en plazo sin perjuicio económico e informativas).
• AEAT — Modelo 111: instrucciones — obligados, declaración negativa, cuándo no procede presentar, plazos, formas de presentación, casillas y autoliquidación complementaria.
• AEAT — Modelo 190: plazos de presentación — ejercicio 2025: del 1 de enero al 2 de febrero de 2026.
• AEAT — Instrucciones del modelo 190 — rentas que se incluyen (también sin retención o con tipo cero), exclusión de los arrendamientos de inmuebles urbanos, presentación electrónica y plazo del 1 al 31 de enero.
• AEAT — Diseños de registro del modelo 190, ejercicio 2025 — claves de percepción A a L y subclaves de las claves E y G.
• AEAT — Calendario del contribuyente 2026: hasta el 20 de octubre y plazos con domiciliación bancaria 2026 — 111 del tercer trimestre y mensual de septiembre de 2026; domiciliación del 1 al 15.
• AEAT — Modelo 145, comunicación de datos al pagador.

Revisado por gestor administrativo colegiado. Normas y plazos cotejados en el BOE y en la sede de la Agencia Tributaria el 28 de septiembre de 2026.

Esta guía tiene carácter informativo y refleja la normativa vigente a 28 de septiembre de 2026. Los importes del ejemplo son ilustrativos: la retención real de cada nómina depende del salario y de la situación personal del trabajador. Las fechas de enero de 2027 se confirmarán con el calendario del contribuyente 2027 de la AEAT.