Cómo leer una nómina en 2026: devengos, deducciones, bases de cotización y MEI

Firmas o pagas nóminas cada mes y quieres saber qué estás pagando exactamente: por qué la base de cotización no coincide con el sueldo, qué es esa línea del MEI, qué parte de la Seguridad Social pagas tú y cuál descuentas al trabajador, y qué tiene que poner el recibo para que sea legal. Esta guía recorre la nómina desde el lado del que la paga, bloque a bloque, con un ejemplo real del SMI 2026 y cada cifra junto a su artículo del BOE.

¿Qué es la nómina y qué obliga a poner la ley?

La nómina es el recibo individual y justificativo del pago del salario que la empresa tiene que entregar al trabajador cada mes, y debe ajustarse al modelo que aprueba el Ministerio. Lo dice el art. 29.1 del Estatuto de los Trabajadores: el periodo de pago de las retribuciones periódicas «no podrá exceder de un mes» y el salario se documenta con un recibo que sigue el modelo oficial, salvo que el convenio (o un acuerdo con los representantes de los trabajadores) fije otro que separe con claridad percepciones y deducciones.

El modelo vigente es el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994, redactado por la Orden ESS/2098/2014. Esa reforma de 2014 añadió la gran novedad para el empleador: desde entonces la nómina tiene que informar también de lo que cotiza la empresa, no solo de lo que se descuenta al trabajador. Es la obligación del art. 142.2 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS): en el justificante de pago, el empresario informa «de la cuantía total de la cotización», separando su parte y la del trabajador.

Como empresa, estas son las reglas del recibo que te afectan (Orden de 27 de diciembre de 1994, arts. 1 a 3):

Si todavía no has contratado a nadie, antes de la primera nómina van el contrato y el alta: lo tienes paso a paso en cómo contratar a tu primer trabajador.

¿Qué partes tiene una nómina? El modelo oficial, bloque a bloque

Una nómina se lee de arriba abajo: encabezado, devengos, deducciones, líquido y, al pie, las bases y la aportación de la empresa. El modelo oficial (anexo de la Orden ESS/2098/2014, con la corrección de errores de 20 de noviembre de 2014) tiene esta estructura:

¿Qué son los devengos de la nómina?

Los devengos son todo lo que el trabajador gana en el mes, en dinero o en especie, y se dividen en percepciones salariales (retribuyen el trabajo) y no salariales (compensan gastos o son prestaciones). La distinción importa porque cambia lo que cotiza y lo que tributa.

Percepciones salariales

El art. 26.1 ET define el salario como «la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie», por la prestación de sus servicios. El modelo oficial las desglosa en estas líneas:

• Salario base: la retribución por unidad de tiempo u obra que fija tu convenio para la categoría. Nunca por debajo del SMI (1.221 €/mes en 14 pagas en 2026, RD 126/2026) ni de la tabla del convenio: manda el mayor.
• Complementos salariales: antigüedad, plus convenio, nocturnidad, peligrosidad, productividad… La estructura la fija el convenio o, en su defecto, el contrato (art. 26.3 ET).
• Horas extraordinarias y horas complementarias (estas, solo en contratos a tiempo parcial).
• Gratificaciones extraordinarias: las pagas extra, o su prorrata si se cobran mes a mes.
• Salario en especie: vivienda, vehículo, seguro médico… Nunca puede superar el 30 % de las percepciones salariales ni reducir la parte en dinero del SMI (art. 26.1 ET).

Percepciones no salariales

No son salario (art. 26.2 ET) y el modelo las agrupa en cuatro líneas: indemnizaciones o suplidos por gastos del trabajo (dietas, kilometraje), prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social (por ejemplo, el subsidio de una baja que pagas en pago delegado), indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos y otras percepciones no salariales.

¿Qué deducciones lleva una nómina en 2026?

Las deducciones son lo que la empresa descuenta del total devengado: la cotización del trabajador a la Seguridad Social, la retención de IRPF, los anticipos, el valor de la especie y otras deducciones. Tú las descuentas, pero no son dinero tuyo: la cotización la ingresas a la Tesorería con los seguros sociales y el IRPF, a Hacienda con el modelo 111.

La cotización del trabajador: el 6,50 % en 2026

En 2026 el trabajador cotiza el 6,50 % de su base si el contrato es indefinido y el 6,55 % si es de duración determinada. Los tipos los fija la Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo (arts. 4, 16 y 33.2):

Un detalle que conviene saber: el tipo de desempleo del 1,55 % no es solo para los indefinidos. La Orden lo aplica también a los fijos discontinuos, los contratos formativos, de relevo y de sustitución, y a cualquier contrato con personas con una discapacidad de al menos el 33 % (art. 33.2.a.1.º).

La retención de IRPF

La retención de IRPF no es un porcentaje fijo: la calcula la empresa con el algoritmo oficial de la Agencia Tributaria a partir del salario anual y de la situación personal que el trabajador le comunica (hijos, cónyuge, discapacidad). Se aplica sobre la «base sujeta a retención del IRPF» que aparece al pie de la nómina y se regulariza durante el año si cambian los datos. Lo retenido lo ingresas tú a Hacienda en el modelo 111 y lo resumes en enero en el 190: te lo explicamos en la guía de retenciones de los trabajadores: modelos 111 y 190.

Por debajo de ciertos importes anuales no se retiene nada. Son los límites del art. 81 del Reglamento del IRPF, que el algoritmo de la AEAT para 2026 mantiene:

Límites excluyentes de retención del art. 81.1 del Reglamento del IRPF (redacción del RD 142/2024), recogidos en el algoritmo de cálculo de retenciones 2026 de la AEAT.

Anticipos, especie y otras deducciones

• Anticipos: lo que ya adelantaste a cuenta del mes (el trabajador tiene derecho a pedirlos por el trabajo ya realizado, art. 29.1 ET).
• Valor de los productos recibidos en especie: el salario en especie figura en los devengos para que coticen y tributen, pero no se paga en dinero, así que se vuelve a restar aquí.
• Otras deducciones: por ejemplo, la cuota sindical autorizada o un embargo judicial. El salario que no supere el SMI es inembargable, y lo que lo excede se embarga por tramos (art. 607 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).

¿Qué es la base de cotización y por qué no coincide con el sueldo?

La base de cotización es la cantidad sobre la que se aplican todos los porcentajes de Seguridad Social: la remuneración del mes más la parte proporcional de las pagas extra y de cualquier otro concepto que se cobre con periodicidad superior a la mensual. Lo dicen el art. 147.1 LGSS («las percepciones de vencimiento superior al mensual se prorratearán a lo largo de los doce meses del año») y el art. 1 de la Orden PJC/297/2026.

Por eso un trabajador con 14 pagas cotiza cada mes por más de lo que cobra ese mes, y en junio o diciembre, cuando cobra la extra, su base no sube: ya cotizó por ella a lo largo del año. Al pie de la nómina verás dos bases distintas:

Las horas extra solo están fuera de la base de contingencias comunes (art. 147.2.e LGSS). En cambio, la base de desempleo, FOGASA y formación profesional es la de accidentes, que sí las incluye (art. 19.4 LGSS y art. 33.1 de la Orden). Y aparte tienen su cotización adicional del 28,30 % (14 % si son por fuerza mayor), que no cuenta para las prestaciones (art. 5 de la Orden).

Las bases mínimas y máximas de 2026 (art. 3 de la Orden PJC/297/2026) dependen del grupo de cotización del encabezado:

Por encima de 5.101,20 €/mes ya no se cotiza por los tipos ordinarios, pero desde 2025 existe la cotización adicional de solidaridad sobre el exceso (art. 19 bis LGSS; art. 17 de la Orden). Solo afecta a salarios altos; el detalle, en cuánto cuesta un trabajador a la empresa.

¿Qué es el MEI de la nómina?

El MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional) es una cotización adicional finalista que va al Fondo de Reserva de la Seguridad Social, la «hucha de las pensiones», y que no cuenta para calcular ninguna prestación. Se regula en el art. 127 bis LGSS, añadido por el Real Decreto-ley 2/2023 con efectos desde el 1 de enero de 2023.

• En 2026 es el 0,90 % de la base de contingencias comunes: 0,75 % a cargo de la empresa y 0,15 % a cargo del trabajador (art. 16 de la Orden PJC/297/2026). Si lees en otra parte un porcentaje distinto para 2026, contrástalo con esa Orden.
• La ley fija una escala que llega a 1,2 puntos en 2029 (1 punto la empresa y 0,2 el trabajador): 0,90 % en 2026, 1 % en 2027 y 1,10 % en 2028 (disposición transitoria 43.ª LGSS); la Orden de cotización de cada año la aplica.
• No admite bonificaciones, reducciones ni exenciones (art. 127 bis.2 LGSS): aunque tengas una bonificación por contratación, el MEI se paga entero.

¿Por qué a veces no aparece como línea propia? El modelo oficial de recibo es de 2014, anterior al MEI, y no tiene un renglón con ese nombre. La Orden de 1994 permite añadir «elementos adicionales de información» sin quitar conceptos, así que lo habitual es que el programa de nóminas lo muestre como una línea más, tanto en las deducciones del trabajador como en la aportación de la empresa.

¿Qué es la «aportación de la empresa» del pie de la nómina?

Es lo que cotizas tú por ese trabajador, encima de su salario, y la nómina tiene que mostrarlo concepto a concepto desde 2014. No se descuenta al trabajador: es tu coste. En 2026, con un contrato indefinido en una actividad de oficina, suma el 32,15 % de la base:

Tipos de la Orden PJC/297/2026 (arts. 4, 5, 16 y 33.2). La prima de accidentes es la única que cambia con tu actividad: la fija la tarifa de primas de la disposición adicional 61.ª LGSS según tu CNAE o, para ciertas ocupaciones (cuadro II), según el puesto: en trabajos exclusivos de oficina es del 1,50 %. La tuya figura en el Informe de Datos de Cotización del trabajador.

Esta aportación, junto con la cuota que descuentas al trabajador, es lo que pagas cada mes en el recibo de la Tesorería. Cómo y cuándo se ingresa está en seguros sociales: qué son y cuándo se pagan.

Ejemplo: la nómina de un trabajador con el SMI 2026, línea a línea

Con el SMI 2026 en 14 pagas, un mes sin paga extra el trabajador devenga 1.221,00 €, cotiza 92,59 € sobre una base de 1.424,50 € y a la empresa le cuesta 457,98 € más de Seguridad Social. Supuestos: jornada completa, contrato indefinido, grupo de cotización 7 (auxiliar administrativo), actividad de oficina (accidentes al 1,50 %), sin horas extra ni pluses, nómina de octubre de 2026.

Devengos y deducciones. La columna de la derecha muestra el mismo trabajador si tu convenio permite prorratear las pagas extra en doce mensualidades (art. 31 ET):

Bases y aportación de la empresa (idénticas en las dos modalidades):

Tres lecturas que sacan de dudas:

• En el mes de la paga extra (14 pagas), el total devengado sube a 2.442,00 € y la base del IRPF también, pero la base de cotización se queda en 1.424,50 € y las cuotas son las mismas: la extra ya cotizó en su prorrata.
• Lo que pagas a la Tesorería por este trabajador cada mes son 550,57 € (457,98 € tuyos + 92,59 € descontados), las mismas cifras que en la guía de seguros sociales.
• Tu coste medio mensual es de 1.882,48 € (1.424,50 + 457,98), 22.589,72 € al año (calculado sobre 17.094 € anuales), como en la tabla de cuánto cuesta un trabajador a la empresa en 2026. Para otro salario, contrato o CNAE, usa la calculadora de coste de empresa de un trabajador.

¿Y la retención de IRPF de este ejemplo? Depende del trabajador. El SMI 2026 son 17.094 € al año. Si está casado y su cónyuge no tiene rentas superiores a 1.500 €, o es una familia monoparental con un hijo, queda por debajo del límite de retención (17.197 € y 17.644 €) y la retención es cero. En la situación general sin hijos el límite es de 15.876 €, así que sí hay retención, aunque pequeña: el algoritmo de la AEAT la limita al 43 % de lo que exceda de ese límite (art. 85.3 del Reglamento del IRPF), es decir, como máximo 523,74 € en todo el año. El importe exacto de tu caso lo tienes en el simulador de sueldo neto 2026, que aplica el algoritmo oficial.

¿Cómo se refleja una baja (incapacidad temporal) en la nómina?

En el mes de una baja, la nómina separa los días trabajados, que se pagan como salario, de los días de baja, que se pagan con el subsidio de incapacidad temporal y, si tu convenio lo prevé, con un complemento a cargo de la empresa. En una baja por enfermedad común o accidente no laboral:

Porcentajes del art. 2 del Decreto 3158/1966 (en la redacción del RD 53/1980). En un accidente de trabajo, el subsidio del 75 % se cobra desde el día siguiente a la baja y el día del accidente lo pagas como salario (art. 173.1 LGSS).

En el recibo, el subsidio va en las percepciones no salariales, en la línea de «prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social». Durante la baja se sigue cotizando, y la base de contingencias comunes es la del mes anterior a la baja (art. 6 de la Orden PJC/297/2026). El complemento de IT que obligan a pagar muchos convenios hasta llegar al 100 % del salario no se incluye en la base de cotización, porque las mejoras de la incapacidad temporal están excluidas (art. 147.2.d LGSS). Quién paga cada día y cómo se recupera el pago delegado lo tienes en trabajador de baja: quién paga cada día.

Los errores que más vemos al revisar nóminas

Uno de los más habituales es una nómina que no cuadra con los datos del alta: grupo de cotización, tipo de contrato o jornada distintos de los que tiene la Tesorería, que liquida los seguros sociales con los datos de afiliación. Los demás:

• Olvidar la prorrata en la base de cotización. Cotizar solo por el sueldo del mes en 14 pagas hace que la base quede por debajo de la real.
• Arrastrar tipos de años anteriores. El MEI de 2026 es 0,75 % + 0,15 % (art. 16 de la Orden PJC/297/2026).
• Desempleo de temporal en un contrato que ya es indefinido. Desde la fecha de la transformación se aplica el 5,50 % + 1,55 % (art. 33.2.a.3.º de la Orden).
• Pluses de transporte fuera de la base. Salvo las dietas y gastos de locomoción por desplazamientos del art. 147.2 LGSS, cotizan.
• Un salario base por debajo del convenio. El SMI es el suelo, pero la tabla salarial de tu convenio suele estar por encima y es la que manda.
• No descontar la cuota del trabajador en el momento del pago: después ya no se puede (art. 142.2 LGSS).
• No actualizar el IRPF cuando cambia la situación del trabajador (un hijo, un cambio de salario): la retención se regulariza y el ajuste aparece de golpe en una nómina.
• Tirar las nóminas antes de cinco años. Hay que conservarlas con los documentos de cotización.

Para ver el mes completo de un empleador: alta del trabajador en la Seguridad Social (antes de que empiece) · obligaciones laborales de una empresa (lo que no es nómina: contrato, registro de jornada, prevención) · simulador de sueldo neto (el neto de cada trabajador).

Cómo lo hacemos por ti

Cuando llevamos tu laboral, cada mes calculamos la nómina de cada trabajador con tu convenio (salario base, pluses, pagas extra, horas, IT), te la enviamos con el fichero bancario para pagarla, presentamos la liquidación de seguros sociales por Sistema RED/SILTRA y llevamos la retención de IRPF de tus trabajadores (modelo 111 trimestral y 190 anual). Y cuando pasa algo (una baja, un alta, un cambio de jornada), lo tramitamos en plazo. Todo está incluido en la gestoría laboral online para autónomos y pymes con trabajadores: 49 €/mes + IVA con dos trabajadores incluidos, +15 €/mes + IVA por cada trabajador adicional.

Escríbenos por WhatsApp o cuéntanos cuántos trabajadores tienes y te decimos el precio exacto.

Fuentes oficiales

• Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios (BOE-A-1995-912) — art. 1 (modelo, meses naturales, anticipos y elementos adicionales de información), art. 2 (firma del recibí y pago por transferencia) y art. 3 (conservación durante cinco años).
• Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, que modifica el anexo del modelo de recibo individual de salarios (BOE-A-2014-11637) y su corrección de errores (BOE-A-2014-11988) — estructura oficial del recibo: devengos, deducciones, líquido, bases de cotización, base del IRPF y aportación de la empresa.
• Estatuto de los Trabajadores, texto refundido (BOE-A-2015-11430) — art. 26 (salario, especie hasta el 30 %, percepciones no salariales, cargas del trabajador), art. 29 (liquidación y pago mensual, recibo, anticipos, interés por mora del 10 %) y art. 31 (pagas extraordinarias y su prorrateo por convenio).
• Ley General de la Seguridad Social, texto refundido (BOE-A-2015-11724) — art. 19 (base de desempleo, FOGASA y formación profesional), art. 19 bis (cotización adicional de solidaridad), art. 127 bis (MEI), disposición transitoria 43.ª (escala anual del MEI), art. 142.2 (descuento de la cuota del trabajador e información de la cotización en la nómina), art. 147 (base de cotización, prorrata y conceptos excluidos) y art. 173.1 (subsidio de IT a cargo del empresario del día 4 al 15).
• Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo, de cotización a la Seguridad Social para 2026 (BOE-A-2026-7296) — art. 1 (determinación de la base y prorrata), art. 2 (topes), art. 3 (bases mínimas y máximas por grupo), art. 4 (contingencias comunes 28,30 % y AT/EP), art. 5 (horas extraordinarias), art. 6 (cotización durante la IT), art. 16 (MEI 0,90 %), art. 17 (solidaridad) y art. 33 (desempleo, FOGASA y formación profesional).
• Real Decreto 126/2026, de 18 de febrero, salario mínimo interprofesional para 2026 (BOE-A-2026-3815) — 1.221 €/mes en 14 pagas, 17.094 €/año.
• Real Decreto-ley 2/2023, de 16 de marzo (BOE-A-2023-6967) — introduce el art. 127 bis LGSS (MEI) con efectos desde el 1 de enero de 2023.
• Reglamento del IRPF, RD 439/2007 (BOE-A-2007-6820) — art. 81 (límites excluyentes de la obligación de retener, redacción del RD 142/2024) y art. 85.3 (límite del 43 %).
• Agencia Tributaria — Retenciones: algoritmo de cálculo del tipo de retención de los rendimientos del trabajo 2026 — versión aplicable desde el 10 de septiembre de 2026, con los límites excluyentes (tabla 1) y el límite del 43 %.
• Decreto 3158/1966, de 23 de diciembre (BOE-A-1966-21116) y Real Decreto 53/1980 (BOE-A-1980-1003) — art. 2: subsidio de IT del 60 % del día 4 al 20 y del 75 % desde el 21.
• Ley de Enjuiciamiento Civil (BOE-A-2000-323) — art. 607 (inembargabilidad del salario hasta el SMI y escala de embargo).

Revisado por gestor administrativo colegiado (Ilustre Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Málaga). Cifras cotejadas en el BOE y en la sede de la AEAT el 28 de septiembre de 2026.

Esta guía tiene carácter informativo y refleja la normativa vigente en 2026 (Orden PJC/297/2026, RD 126/2026, algoritmo de retenciones de la AEAT aplicable desde el 10 de septiembre de 2026). El ejemplo usa una actividad de oficina (prima de accidentes del 1,50 %), un contrato indefinido y un trabajador sin horas extra ni pluses; tu convenio, tu CNAE y la situación personal de cada trabajador cambian las cifras. Antes de la primera nómina, te confirmamos las exactas.