Trabajador de baja: quién paga qué y cuánto le cuesta a la empresa (2026)

Un trabajador te manda un mensaje: está de baja. Las dos preguntas que vienen detrás son siempre las mismas: quién le paga y cuánto te cuesta a ti. La respuesta depende de dos cosas: si la baja es por enfermedad común o por accidente de trabajo, y en qué día de baja estás. Esta guía lo explica desde el lado del que paga la nómina, con el artículo de la ley al lado de cada tramo y un ejemplo con cifras de 2026.

¿Quién paga la baja por enfermedad común de un trabajador?

En una baja por enfermedad común o accidente no laboral, los tres primeros días no se cobra nada, del cuarto al decimoquinto paga la empresa y desde el decimosexto paga el INSS o la mutua, aunque la empresa lo sigue adelantando en la nómina. Es lo que dice el art. 173.1 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS): el subsidio se abona «a partir del cuarto día de baja», pero «desde el día cuarto al decimoquinto de baja, ambos inclusive, el subsidio estará a cargo del empresario».

La diferencia entre los días 4 a 15 y el resto es la que importa para tu bolsillo. Los días 4 a 15 los pagas y no los recuperas. Desde el día 16 también los pagas en la nómina, pero te los descuentas en la liquidación de seguros sociales de ese mismo mes. Quién es «el INSS o la mutua» depende de con quién tenga tu empresa la cobertura de la prestación económica por contingencias comunes: lo ves en el Informe de Datos de Cotización (IDC).

¿Qué pasa con los tres primeros días de baja?

Los días 1 a 3 de una baja por enfermedad común no los paga nadie: no hay subsidio y tampoco salario. El subsidio nace el cuarto día (art. 173.1 LGSS) y la incapacidad temporal suspende el contrato (art. 45.1.c del Estatuto de los Trabajadores), lo que «exonera de las obligaciones recíprocas de trabajar y remunerar el trabajo» (art. 45.2 ET). Solo se cobran si tu convenio colectivo o el contrato recogen un complemento a cargo de la empresa.

¿Qué es la base reguladora y cómo se calcula?

La base reguladora de una baja por enfermedad común es la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior a la baja, dividida entre 30 si el trabajador cobra por meses (o entre los días del mes si cobra por días). Si entró en la empresa ese mismo mes, o no estuvo de alta todo el mes anterior, se divide entre los días realmente cotizados. Así lo explica la Seguridad Social en su página de cuantía de la incapacidad temporal.

La base de cotización incluye la parte proporcional de las pagas extra, por eso la base reguladora suele ser algo más alta que el salario mensual que ves en la nómina. En contratos a tiempo parcial y fijos discontinuos la regla es distinta: se promedian las bases de hasta los tres meses anteriores al mes previo a la baja.

¿Qué requisitos tiene que cumplir el trabajador?

Para cobrar la baja por enfermedad común, el trabajador necesita 180 días cotizados dentro de los cinco años anteriores (art. 172.a LGSS). En los accidentes, sean o no de trabajo, y en las enfermedades profesionales no se exige ningún periodo previo de cotización (art. 172.b LGSS). Un trabajador recién contratado que se pone enfermo puede no tener derecho al subsidio si no reúne esos 180 días.

¿Hay bajas en las que la empresa no paga los días 4 a 15?

Sí. En las «situaciones especiales» de incapacidad temporal por contingencias comunes la ley no carga a la empresa los días 4 a 15. Con la redacción vigente del art. 173.1 LGSS (Ley 6/2024, en vigor desde el 3 de marzo de 2025):

• Menstruación incapacitante secundaria y donación de órganos o tejidos: el subsidio lo paga el INSS o la mutua desde el mismo día de la baja.
• Interrupción del embarazo y gestación desde la semana 39: el día de la baja pagas el salario íntegro y desde el día siguiente el subsidio es a cargo del INSS o la mutua.

¿Quién paga la baja por accidente de trabajo o enfermedad profesional?

En un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, el día de la baja lo paga la empresa como salario íntegro y desde el día siguiente la mutua paga el 75 % de la base reguladora, sin días de carencia. Lo establece el art. 173.1 LGSS: «el subsidio se abonará desde el día siguiente al de la baja en el trabajo, estando a cargo del empresario el salario íntegro correspondiente al día de la baja».

Aquí no hay tramo a cargo de la empresa: todo lo que adelantas desde el día siguiente al accidente lo compensas en los seguros sociales. La base reguladora es distinta: la base de cotización por contingencias profesionales del mes anterior sin horas extra, dividida entre los días cotizados, más las horas extra cotizadas el año natural anterior divididas entre 365.

El accidente no laboral (el que te ocurre fuera del trabajo) sigue la tabla de la enfermedad común, con una sola diferencia: no exige los 180 días cotizados.

¿Qué tiene que hacer la empresa cuando un trabajador tiene un accidente?

Si el accidente causa baja médica, la empresa debe enviar el parte de accidente de trabajo a la mutua en un plazo máximo de cinco días hábiles desde el accidente o desde la baja médica (Orden de 16 de diciembre de 1987, art. 3.º a)), por el sistema electrónico Delt@ (Orden TAS/2926/2002). Los accidentes sin baja se comunican en una relación mensual, en los cinco primeros días hábiles del mes siguiente (art. 3.º b)). Es una de las obligaciones laborales que tiene toda empresa desde su primer trabajador, junto con la prevención de riesgos.

¿Qué es el pago delegado y cómo recupera la empresa lo que adelanta?

El pago delegado es la obligación de la empresa de pagar el subsidio de baja a su trabajador en la nómina, por cuenta del INSS o la mutua, y descontárselo después en la liquidación de cuotas del mismo mes. La LGSS lo llama «colaboración obligatoria»: consiste en «el pago por la empresa a sus trabajadores, a cargo de la entidad gestora o colaboradora, de las prestaciones económicas, compensándose su importe en la liquidación de las cotizaciones sociales» (art. 102.2 LGSS).

En la práctica funciona así:

1. Pagas el subsidio en la nómina, con la misma periodicidad que el salario. Del subsidio descuentas la retención de IRPF y la cuota del trabajador a la Seguridad Social, igual que harías con el sueldo.
2. El INSS pasa a la Tesorería los datos de los trabajadores de baja de cada mes (art. 7.3 del Real Decreto 625/2014).
3. La Tesorería aplica la compensación en tu liquidación de seguros sociales: descuenta de las cuotas del mes lo que has adelantado desde el día 16 (enfermedad común) o desde el día siguiente al accidente (accidente de trabajo). Por eso en un mes con una baja larga tu recibo de la Tesorería es más bajo.

La compensación solo se aplica si presentas la liquidación dentro de plazo (art. 29.2 LGSS), que es la misma razón por la que conviene no retrasarse con los seguros sociales: qué son, cuándo se pagan y qué pasa si llegas tarde. Y la Orden de 25 de noviembre de 1966 añade que, si no ingresas las cuotas en plazo y dejas pasar además el mes natural siguiente, ya no puedes reintegrarte las prestaciones de ese periodo, salvo que tengas un aplazamiento concedido y lo cumplas (art. 20.2).

Si por cualquier motivo has pagado un subsidio en pago delegado y no se te ha compensado en la liquidación, puedes pedir el reintegro al INSS o a la mutua (art. 7.3 del Real Decreto 625/2014).

¿Cuándo paga directamente el INSS o la mutua?

En algunos casos la empresa deja de adelantar el subsidio y lo paga directamente el INSS o la mutua (pago directo). Según la Seguridad Social, los más habituales para un empleador son:

• Extinción del contrato estando el trabajador de baja, o que siga de baja tras un cese voluntario.
• Empresas con menos de diez trabajadores que llevan más de seis meses consecutivos pagando el subsidio y lo solicitan. El traslado se hace con efectos del inicio de un mes natural y comunicándolo con al menos quince días de antelación (art. 16.2 de la Orden de 25 de noviembre de 1966).
• Incumplimiento de la obligación de pago delegado por la empresa.
• Agotamiento de la baja por el plazo máximo, o alta con propuesta de incapacidad permanente emitida por la inspección médica del INSS a partir de los 365 días de baja.

Dos colectivos van siempre por pago directo: el Sistema Especial Agrario (salvo que el trabajador estuviera cobrando desempleo) y el Sistema Especial de Empleados de Hogar, en el que además el empleador paga los días 4 a 8 y el subsidio empieza el noveno.

¿Se cotiza por un trabajador de baja?

Sí: la empresa sigue cotizando por el trabajador de baja durante toda la incapacidad temporal, sea cual sea su causa. La ley dice que «la obligación de cotizar continuará en la situación de incapacidad temporal, cualquiera que sea su causa» (art. 144.4 LGSS). Pagas la misma cuota que si estuviera trabajando, calculada sobre la base anterior a la baja.

Las reglas de 2026 están en el art. 6 de la Orden PJC/297/2026:

• Base de cotización por contingencias comunes: la del mes anterior a la baja. Con remuneración mensual y alta todo el mes anterior, se divide entre 30 y se multiplica por los días de baja del mes. Nunca puede ser inferior a la base mínima de la categoría del trabajador.
• Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: se aplica la misma base, más el promedio de horas extra cotizadas el año anterior, y se sigue aplicando la prima de accidentes de tu actividad.
• Trabajadores de 62 años o más: la empresa tiene una reducción del 75 % de sus cuotas por contingencias comunes mientras dure la baja (art. 144.4 LGSS y art. 6.1 de la Orden).

La cuota del trabajador no la pagas tú: se la descuentas del subsidio en la nómina y la ingresas junto con la tuya, igual que un mes normal.

¿Cuánto le cuesta a la empresa un trabajador de baja? Ejemplo con el SMI 2026

Un mes entero de baja por enfermedad común de un trabajador con el SMI 2026 cuesta a la empresa 799,86 €: 341,88 € de subsidio de los días 4 a 15 y 457,98 € de cuota empresarial de Seguridad Social. Lo que paga entre el día 16 y el 30 lo recupera en los seguros sociales. Estos son los datos y la cuenta completa.

Datos del ejemplo: trabajador con el SMI 2026 (1.221 €/mes en 14 pagas, 17.094 €/año, Real Decreto 126/2026), jornada completa, indefinido, actividad de oficina, de alta todo el mes anterior. Su base de cotización mensual es 1.424,50 € (17.094 ÷ 12) y su base reguladora diaria 47,48 € (1.424,50 ÷ 30). La baja dura del día 1 al 30 de un mes de 30 días. Importes diarios redondeados al céntimo.

La empresa paga en la nómina 840,43 € de subsidio (menos la retención y la cuota del trabajador), pero en la liquidación de seguros sociales se compensa 498,55 € (142,45 + 356,10). Además ingresa su cuota empresarial sobre la base del mes anterior: 1.424,50 € × 32,15 % = 457,98 €, la misma que en un mes trabajado (Orden PJC/297/2026). Coste neto para la empresa: 341,88 + 457,98 = 799,86 €.

Si esa misma baja fuera por accidente de trabajo ocurrido el día 1: la empresa paga el salario íntegro del día del accidente y, del día 2 al 30, adelanta 29 días × 35,61 € = 1.032,69 € de subsidio que compensa entero. Su coste queda en el salario de ese día más la cuota empresarial.

Y si el trabajador tuviera 62 años o más, la reducción del 75 % sobre la cuota empresarial por contingencias comunes (1.424,50 € × 23,60 % × 75 %) rebajaría ese mes la cuota en 252,14 €.

¿Tiene la empresa que pagar el 100 % del sueldo durante la baja?

La ley no obliga a complementar la baja: el trabajador cobra el 60 % o el 75 % de su base reguladora. Pero muchos convenios colectivos sí obligan a la empresa a completarla, a veces hasta el 100 % del salario, con porcentajes, tramos de días y límites que cambian mucho de un convenio a otro (distinguen entre enfermedad y accidente, hospitalización, número de bajas en el año…). Por eso la primera pregunta ante cualquier baja es qué dice tu convenio.

Tres cosas que conviene saber del complemento:

• Es una mejora voluntaria de la Seguridad Social (art. 43 LGSS), y el coste es solo de la empresa: no entra en el pago delegado ni se compensa.
• No cotiza: las «mejoras de las prestaciones por incapacidad temporal concedidas por las empresas» no computan en la base de cotización (art. 147.2.d LGSS).
• Si tu contrato o tu política interna prometen más que el convenio, también te obligan. Revísalo antes de firmar.

Este es uno de los costes ocultos de tener personal que explicamos en cuánto cuesta un trabajador a la empresa en 2026.

¿Cómo llega el parte de baja a la empresa?

Desde el 1 de abril de 2023 el trabajador ya no tiene que entregar el parte de baja a la empresa: los partes son electrónicos y te los comunica el INSS. El Real Decreto 1060/2022 modificó el Real Decreto 625/2014 para que el médico entregue una copia solo al trabajador y el servicio público de salud (o la mutua) envíe los datos al INSS «en el primer día hábil siguiente al de su expedición» (art. 7.1).

El circuito para la empresa, según el art. 7.2 del Real Decreto 625/2014:

1. El INSS te comunica los datos administrativos de los partes de baja, confirmación y alta como máximo el primer día hábil siguiente a recibirlos. Llegan en el Fichero INSS Empresas (FIE), que se descarga con la autorización del Sistema RED: si llevamos tu laboral, nos llegan a nosotros como autorizado RED.
2. La empresa transmite al INSS, por Sistema RED, los datos que fija la orden ministerial de desarrollo «con carácter inmediato y, en todo caso, en el plazo máximo de tres días hábiles» desde que recibe la baja.
3. No hacerlo, o hacerlo fuera de plazo, puede ser una infracción leve (art. 21.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social).

Cada cuánto hay parte de confirmación lo decide el médico según la duración que estime (art. 2.3 del Real Decreto 625/2014):

¿Cuánto puede durar una baja?

La baja dura como máximo 365 días, prorrogables otros 180 si se prevé que el trabajador pueda curarse en ese tiempo (art. 169.1.a LGSS). El derecho al subsidio se extingue en todo caso a los 545 días naturales desde la baja médica, además de por el alta médica, la incapacidad permanente, la jubilación o la incomparecencia injustificada a los reconocimientos (art. 174.1 LGSS).

Si el trabajador vuelve a darse de baja por la misma o similar patología dentro de los 180 días naturales siguientes al alta, es una recaída y cuenta dentro del mismo proceso a efectos de la duración máxima (art. 169.2 LGSS). Agotados los 365 días, la inspección médica del INSS es la única competente para dar el alta, por curación, por mejoría o con propuesta de incapacidad permanente. Si no la da, el trabajador pasa automáticamente a la prórroga (art. 170.2 LGSS).

¿Qué hacemos cuando uno de tus trabajadores se pone de baja?

Cuando llevamos tu laboral, una baja no te exige más que un mensaje. Recibimos el parte por Sistema RED, enviamos los datos al INSS en plazo, calculamos la base reguladora, aplicamos en la nómina el tramo que toca y el complemento de tu convenio, y comprobamos que la compensación del pago delegado aparece en tu liquidación de seguros sociales. Si es un accidente de trabajo, en cuanto nos avisas, presentamos el parte en Delt@ dentro del plazo de cinco días hábiles.

Todo eso está incluido en nuestra gestoría laboral online para empresas y autónomos con trabajadores: 49 €/mes + IVA con dos trabajadores incluidos y 15 €/mes + IVA por cada trabajador adicional (20 € en construcción). Si además eres autónomo y quieres que llevemos también tu fiscalidad, el plan autónomo + laboral parte de 149 €/mes + IVA, con Holded Básico incluido.

¿Tienes ahora mismo un trabajador de baja y no sabes qué te toca pagar? Escríbenos por WhatsApp con el tipo de baja, la fecha y tu convenio, y te lo decimos.

Fuentes oficiales

• Ley General de la Seguridad Social, texto refundido (BOE-A-2015-11724) — art. 43 (mejoras voluntarias), art. 102.2 (colaboración obligatoria y compensación del pago delegado), art. 144.4 (cotización durante la incapacidad temporal y reducción del 75 % a partir de 62 años), art. 147.2.d (las mejoras de la IT no cotizan), art. 169 (concepto, 365 + 180 días y recaída), art. 170.2 (competencia del INSS agotados 365 días), art. 172 (180 días cotizados en enfermedad común), art. 173.1 (nacimiento del subsidio y días 4 a 15 a cargo del empresario, redacción de la Ley 6/2024 vigente desde el 3-mar-2025) y art. 174.1 (extinción a los 545 días). Consultado en su versión consolidada el 28 de septiembre de 2026.
• Real Decreto 53/1980, de 11 de enero (BOE-A-1980-1003) — subsidio del 60 % de la base reguladora del día 4 al 20 en enfermedad común y accidente no laboral.
• Decreto 3158/1966, de 23 de diciembre, Reglamento General de cuantía de las prestaciones (BOE-A-1966-21116) — art. 2 (subsidio del 75 %).
• Orden de 25 de noviembre de 1966, colaboración de las empresas en la gestión del Régimen General (BOE-A-1966-21078) — art. 16 (pago delegado y traslado a pago directo en empresas de menos de diez trabajadores) y art. 20 (reintegro mediante descuento en la liquidación de cuotas).
• Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, gestión y control de los procesos de incapacidad temporal (BOE-A-2014-7684) — art. 2.3 (plazos de los partes de confirmación) y art. 7 (partes electrónicos, comunicación a la empresa, plazo de tres días hábiles y reintegro), en la redacción del Real Decreto 1060/2022 (BOE-A-2023-160), vigente desde el 1 de abril de 2023.
• Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo, de cotización a la Seguridad Social para 2026 (BOE-A-2026-7296) — art. 6 (cotización durante la incapacidad temporal) y tipos de cotización de 2026.
• Real Decreto 126/2026, de 18 de febrero, salario mínimo interprofesional para 2026 (BOE-A-2026-3815).
• Estatuto de los Trabajadores, texto refundido (BOE-A-2015-11430) — art. 45.1.c y 45.2 (la incapacidad temporal suspende el contrato y la obligación de remunerar).
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (BOE-A-2000-15060) — art. 21.4.
• Orden de 16 de diciembre de 1987, modelos de notificación de accidentes de trabajo (BOE-A-1987-28546) y Orden TAS/2926/2002, sistema Delt@ (BOE-A-2002-22650) — plazo de cinco días hábiles del parte de accidente de trabajo.
• Seguridad Social — Incapacidad temporal: cuantía y base reguladora y reconocimiento del derecho y pago (pago delegado y supuestos de pago directo); Comunicación a las empresas de las prestaciones de sus trabajadores (Fichero INSS Empresas, FIE).

Revisado por gestor administrativo colegiado (Ilustre Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Málaga). Normativa cotejada en el BOE y en la web de la Seguridad Social el 28 de septiembre de 2026.

Esta guía tiene carácter informativo y refleja la normativa vigente en 2026. El ejemplo usa un trabajador con el SMI, contrato indefinido, actividad de oficina y ningún complemento de convenio; tu convenio, tu prima de accidentes y la situación concreta de la baja cambian el importe. Ante una baja, te confirmamos qué te toca pagar en tu caso.